ERP-System – Was ist das?

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Ressource Planing und versteht sich als eine betriebswirtschaftliche Software.

ERP-Lösungen richten sich an das Anforderungsprofil und die Größe des Unternehmens und sind dabei branchenunabhängig einsetzbar. Speziell für klein- und mittelständische Firmen können ERP-Systeme besonders effektiv sein. Sie umfassen u.a. folgende Funktionsbereiche:

  • Warenwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung, Disposition, Bewertung)
  • Produktion
  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Controlling
  • Verkauf und Marketing
  • Stammdatenverwaltung
  • Zeiterfassung

Bei der richtigen Wahl einer ERP-Systemlösung steht die Modularität im Vordergrund, um zukünftige Entwicklungen einfach als auch rasch berücksichtigen zu können. Der große Vorteil eines ERP-Systems liegt in der Vernetzung aller Daten und Inhalte. Stammdaten werden zentral einmal erfasst und können von allen weiteren Unternehmensbereichen eingesehen, angepasst oder zur weiteren Bearbeitung genutzt werden. Von der Anfrage, über ein Angebot, der Bestellung bis hin zur Produktion, Lieferung und späteren Fakturierung können alle Prozesse in einem ERP-System zentral abgebildet werden.

 

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ERP Wozu?

SAP, Navision, Oracle sind bei großen Konzernen Standard. Kleine Unternehmen verzichten oftmals auf die Vorteile, die effiziente und transparente Prozesse mit sich bringen. Eine entsprechende Business Solutions Lösung oder auch ERP-Software unterstützt bei der Abwicklung der täglichen Arbeitsabläufe. Durchgänge Auftrags- und Produktionsplanung und auch Projektkalkulationen sichern die Wettbewerbsfähigkeit und das nachhaltige Unternehmenswachstum.

Hinderungsgrund gegen die Einführung einer ERP-Software-Lösung sind oft Berührungsängste bei der Umstellung “eingefahrener” Prozesse aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen.

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ERP Kernkomponenten

Finanzen

Die Unternehmen wollen Finanzdaten erfassen, beobachten und alle Umsätze konsolidieren. ERP Finanz-Software bietet diese Möglichkeit mit zentraler Finanzbuchhaltung, Debitoren, Kreditoren und Lohnabrechnungssystemen.

HR

ERP Lösungen bieten ein zentrales HR-System, das es dem Unternehmen ermöglicht, Personalstunden, Mitarbeiter, Leistungsbeurteilungen in der gesamten Organisation zu erfassen, zu verfolgen und zu verwalten. Bis hin zu den Themen Talentverwaltung und Personalentwicklung.

Einkauf / Beschaffung

ERP Software rationalisiert den Einkauf- bzw. Beschaffungsprozess mit automatischen Bestellvorschlägen, Lieferantenmanagement und Auswertungs- bzw. Berichtsmodulen.

Business Intelligence

Unternehmen wollen und brauchen immer mehr Datenanalysen, die es Ihnen ermöglicht, zu bewerten und zu handeln anhand der Informationen über das Unternehmen. Um das zu vereinfachen bietet ERP-Software oftmals vorgefertigte Berichte die das Unternehmen nutzen kann um Vertriebsaktivitäten zu beurteilen, Data Mining durchzuführen und auch die Möglichkeit hat benutzerdefinierte Berichte zu entwickeln.

Kundenbeziehungsmanagement

ERP-CRM-Anwendungen sind ein zentraler Speicherplatz von Kundeninformationen, die vom Unternehmen mit Kundenkontakt für die gesamte Organisation zugänglich ist und verwendet werden kann. Es enthält alle Informationen über die Firmen-Interaktionen mit Interessenten, Kunden und Partnern, und alle Interaktionen von Marketing, Vertrieb, Service und jeder anderen Abteilung mit Kundenkontakt. ERP CRM-Anwendungen umfasst auch Vertriebs Reporting, Tracking sowie Service und Support.

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ERP-Systeme vergleichen

Um ERP-Systeme miteinander zu vergleichen, muss man sorgfältig vorgehen, denn es handelt sich bei ERP nicht nur um eine Anwendung, die nur in einer einzelnen Abteilung eingesetzt wird.

Die Implementierung eines ERP-Systems wirkt sich auf den Arbeitsprozess im gesamten Unternehmen aus. Verschiedene Abteilungen müssen “softwaretechnisch” miteinander zusammenarbeiten.

Tipps worauf Sie in der Präsentation achten sollen:

  • lassen Sie sich Referenzen (wenn Möglich aus Ihrer Branche) geben.
  • wird ein Lastenheft erstellt?
  • wird eine zusätzliche Instanz als Testsystem (testen und proben) zur Verfügung gestellt und diese auch regelmäßig auf den neuesten Datenstand gebracht?

Wir gehen methodisch und Leitfadenorientiert an den ERP-Vergleich heran. Dadurch gewährleisten wir einen strukturierten und kalkulierbaren Ablauf. Minimieren mögliche Fehlerquellen und Sie schließen die ERP-Auswahl erfolgreich ab.

WWInterface stellt Ihnen die ERP-Matrix gerne zur Verfügung (hier Anfordern) – im Betreff einfach MATRIX eintragen und Sie erhalten von uns die Excel-Vorlage.

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Woran man einen guten ERP-Berater erkennt

Die Anschaffung einer ERP-Lösung ist für Unternehmen eine Herkulesaufgabe. Weil sie so selten angegangen wird, fehlen die Erfahrung und das notwendige Know-how. Zwar gibt es Tipps zur Auswahl von ERP-Systemen und auch einige Portale, die ERP-Übersichten bieten, den Projektverantwortlichen macht das ihre Aufgabe trotzdem nicht wirklich leichter. Zudem ist die Verantwortung riesig, denn sollte das System nicht funktionieren oder seine Einführung schief laufen droht das ganze Unternehmen ins Stolpern zu geraten.

Viele wenden sich daher an Berater. Das erscheint logisch, denn dazu sind sie ja offenbar da. Dabei vergessen sie jedoch, dass auch die Auswahl des richtigen Beraters schon ein Problem ist. Denn diese stehen häufig einem oder mehreren Herstellern deutlich näher als den anderen – entweder, weil sie mit diesem guten Erfahrungen gemacht haben, oder weil sie feststellten, dass sich mit diesem besonders gut verdienen lässt.

Die Systemauswahl in Eigenregie durchzuführen, ist zumindest im Mittelstand keine echte Alternative. Durch eine gewisse, nicht zu vermeidende Betriebsblindheit, werden Optimierungspotenziale verpasst und etablierte, aber längst überholte Gewohnheiten weitergeführt – nicht unbedingt zum Besten des Betriebs. Und letztendlich fällt es Internen oft schwer, unpopuläre Maßnahmen durchzusetzen.

Also muss doch ein Berater her. Aber wie findet man den passenden? ERP-Systemauswahlverfahren durchzuführen, ist keine Leistung, die man einfach als Nebengeschäft abwickelt. Eine breite Erfahrung und tiefe Kenntnisse unterschiedlicher Systeme und deren Hersteller sind unabdingbare Voraussetzung. Der Berater muss dem Unternehmen nicht nur bei der Auswahl zur Seite stehen, sondern gemeinsam mit ihm die Suppe auch auslöffeln, sprich die Inbetriebnahme begleiten.

  • Ein guter Berater sollte also mehrere Systeme kennen – so wie es auch im realen Leben ist, man kann nur etwas vergleichen wenn man beides kennt.
  • Referenzen einfordern und man sollte sich hier auch durchaus die Mühe machen die Referenzen anzurufen und nach den Erfahrungen mit dem Berater zu fragen.

Aus unserer eigenen Erfahrung hat sich die Vorgangsweise bewährt zunächst die Prozesse und Abläufe eines Unternehmens zu evaluieren und die Anforderungen in eine Matrix aufzunehmen. Daraufhin wird ein Anforderungskatalog (immer noch ohne Technologieentscheidung) erstellt. Aufgrund der Anforderungen wird von uns eine erste “Lieferanten-Auswahl” getroffen und dann gemeinsam mit dem Unternehmen entschieden.

 

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ERP Beispiel | Startup Unternehmer

Die Problemstellung:

Ein Startup Unternehmen steht vor der Herausforderung eine passende ERP Software Lösung zu finden, welche all dessen Unternehmensprozesse abbilden kann. Die Auswahl ist groß, wenn man überhaupt weis wie und wo man suchen muss.

Branche: Reifen und KFZ-Handel

Deine Zeit: ca. 2 Werktage für die Recherche, Vorgespräche mit ERP Software Lieferanten 4 Werktage

Die Lösung:

Schon bei unserem Erstgespräch mit de Kunden konnten wir im Vorfeld Basisrelevante Informationen zusammentragen, welche uns die Auswahl der ERP Software gezielt auf ein paar wenige reduzierte. Auf die reduzierte Wahl folgten im Anschluss Tests die genau auf die Unternehmensprozesse des Kunden abgestimmt waren. Dadurch schrumpfte erneut die Anzahl der möglichen ERP Software Lösungen und schließlich haben wir uns für die passende ERP Software Lösung festgelegt und ein Implementierungskonzept erstellt.

Unsere Zeit: 2,5 Std. unverbindliches Erstgespräch beim Kunden, 1 bezahlter Lösungswerktag

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Was kostet ein ERP-System?

Mit dieser Frage sehen sich zunächst alle Unternehmen konfrontiert die planen ein neues ERP-System einzuführen. Die Frage, was ein ERP-System kostet kann keineswegs pauschal beantwortet werden. Zu viele Einflussfaktoren und Bedingungen bestimmen die Preisbildung für ein ERP-System.

  • Interne Kostenfaktoren:
    Internes Personal das zum Teil aus dem Tagesgeschäft abgezogen werden muss;
    Schulung der User;
    usw. ..

 

  • Externe Kostenfaktoren:
    Hardware
    User-Lizenzen
    Datenmigration
    Folgekosten wie Wartung- und Supportkosten
    Spezifische Anpassungen des Systems auf das Unternehmen
    usw. ..

Die Hauptkosten hängen maßgeblich von der User-Anzahl und dem Funktionsumfang des Systems ab. Deshalb ist sehr wichtig eine intensive Analyse betreffend der User-Anzahl zu machen. Durch eine sorgfältige Planung und einem genauen Lastenheft können die Funktionsanforderungen möglichst eng eingegrenzt werden.

Das sogenannte Customizing (spezifische Anpassung) ist fast unausweichlich. Bestimmte Module und Applikationen werden passend zum bestehenden System/Prozess umgearbeitet werden müssen. Diese Leistung hat seinen Preis und ist im Vorfeld oft schwer preislich zu definieren.

Wenn also von Beginn an klar und deutlich der angestrebte Kostenrahmen genannt wird, können möglichen bösen Überraschungen oder Missverständnissen von vornherein aus dem Weg gegangen werden!

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Open Source ERP bedeutet nicht Free ERP (ERP Freeware)

Für richtige Open Source ERP Systeme gelten die strengen Open Source Lizenzbestimmungen. Neben der kostenlosen Benützung der gesamten ERP Software bedeutet Open Source auch, dass der Source Code verfügbar ist und dieser angepasst werden kann.

Weiterentwicklungen müssen jedoch wieder an die Open Source Community zurückgegeben werden.

Aufgrund der Komplexität von ERP Software Systemen ist das in den wenigsten Fällen gegeben. Vielmehr arbeiten zahlreiche Unternehmen mit dem Open Source Titel als Marketing Masche, indem eine abgespeckte und einfache Lösung des ERP Systems als “Community Edition” kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Sobald jedoch die Anzahl der Nutzer steigt bzw. die zu benutzenden Module steigen hat man mit der Community Edition kein auslangen mehr und man muss auf die meist teuren und nicht mehr lizenzfreien höherwertigen Editions upgraden. Vor der Entscheidung für ein Open Source ERP System sollten sich die Unternehmen erkundigen, wie die Lizenzierung des Systems im Detail funktioniert.

Für die Auswahl des richtigen Open Source ERP Software Systems gilt es neben den oben genannten Lizenzbestimmungen vor allem den Umfang der Funktionalitäten (welche Abläufe und Abteilungen können damit abgedeckt werden?) und der Benutzerfreundlichkeit (wie leicht kann ich Workflows erstellen, Freigabestrategien definieren ohne einen Programmierer dafür bezahlen zu müssen? usw.) zu achten. Für Open Source ERP sollte des Weiteren darauf geachtet werden, wie aktiv die dahinter stehende Community ist. Dies gibt Aufschluss darüber wie aktiv das ERP System weiterentwickelt wird bzw. genutzt wird. Auf eine Software mit schwacher Community zu setzen birgt das Risiko, dass im Falle eines Problems oder einer gewünschten Anpassung nur schwierig jemand mit genügend Know How gefunden werden kann, um das umzusetzen.

Größere Open Source ERP Lösungen inkludieren Open Source CRM Systeme. Eine interessante Kombination für vertriebsfokusierte Unternehmungen, da die Daten Basis von CRM und ERP Systemen Großteils kohärent (zusammenhängend) und kongruent (übereinstimmend) sind und somit leicht Synergien zwischen den beiden Systemen generiert werden.

Das kostenlose ERP System gibt es!

Allerdings kostenlos im Sinne von lizenzfrei, Kosten für Implementierung und Wartung müssen einberechnet werden. Bei der Auswahl des ERP Systems sollten sich Unternehmen ihrer Anforderungen und Zukunftspläne bewusst sein. Dies hilft bei der Auswahl der richtigen ERP Software.

Neben der Auswahl der richtigen ERP Software ist es essentiell auch das entsprechende Know-How zu besitzen um die ERP Software effektiv implementieren und laufend betreuen zu können. Dies kann einerseits intern aufgebaut werden, andererseits via externen Partner zugekauft werden. Bei der Wahl des Partners sollte man sich auf jeden Fall folgende Fragen stellen:

  1. Versteht der ERP Partner die komplexen Geschäftsprozesse meines Unternehmens?
  2. Ist der ERP Partner zuverlässig, finanziell stabil und bei Problemfällen schnell erreichbar?
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Kampagnenerstellung & grundlegende Einstellungen treffen

Im folgenden Beispiel wird eine neue Kampagne im Such-Netzwerk erstellt. Zunächst erscheint folgende Maske, bei der man die wichtigsten Angaben tätigen muss:

  • Kampagnenname: Hier soll man einen eindeutigen internen Namen vergeben
  • Typ: Standard
  • Werbenetzwerke: Möchte man, dass die Werbung nur bei Google oder auch noch weiteren Suchnetzwerken erscheint? In der Regel sollte man diese Option nutzen, um weitere interessierte Nutzer zu erreichen.
  • Geräte: Bei Geräten ist an dieser Stelle keine Einstellung mehr möglich, sondern die Anzeigen werden auf allen Geräten (Desktops und Laptops, Mobilgeräte und Tablets) ausgespielt.
  • Standorte: Hier legt man die Zielregion fest, in der man die Werbung schalten möchte. Bei der Auswahl “Ich möchte selbst auswählen” ist u.a. eine umkreisbezogene und sehr feine Ausrichtung möglich. Neben Ländern können, Bundesländer und Städte ausgewählt werden. Alle Zielregionen können auch beliebig kombiniert werden.

Tipp: Die Region sollte man nicht zu eng abstecken, da die Werbung unter Umständen dann nur sehr selten geschalten wird und man die Zielgruppe nur selten erreicht.

  • Sprachen: Sprache auswählen, welche in der Zielregion gesprochen wird.

Tipp 1: Möchte man Werbung international in verschiedenen Regionen schalten, sollte man für jede Sprache eine eigene Kampagne erstellen. Hierdurch kann man Werbetexte in der entsprechenden Sprache formulieren und die Relevanz der Anzeige wird erhöht.

Tipp 2: Getrennte Kampagnen ermöglichen separate Einstellungen für Budgets, Texte und Klickpreise aufgrund regionaler Gegebenheiten.

  • Gebote und Budget: Hier aus den Optionen wählen “Ich lege mein Gebot für Klicks manuell fest” oder man lässt Google entscheiden (automatischer CPC bzw. Conversion-Optimierungstool), wie hoch der Bietpreis sein soll.

Tipp: Anfangs das Gebot selber festlegen, wie viel einem ein Klick maximal Wert ist (z.B. 0,50 €, 1,00 € oder 3,00 €), um eine Gespür für den Bietpreis zu erhalten. Die Höhe hängt stark von der Branche und dem Wettbewerb ab, daher kann man hier keine fixen Werte empfehlen.

  • Außerdem muss ein Budget festgelegt werden wie viel man täglich ausgeben möchte. Es gibt kein Minimum oder Maximum. Achtung: Das Budget entscheidet nicht darüber, an welche Position die Anzeige ausgeliefert wird (das tun Bietpreis und Qualitätsfaktor.) Es bestimmt allerdings, wie häufig die Anzeige erscheint. Denn wurde das Budget durch Klicks erreicht, so wird die Anzeige für diesen Tag nicht mehr geschaltet.
  • Anzeigenerweiterung: Mithilfe dieser Erweiterung kann man die AdWords Anzeige mit zusätzlichen Informationen erweitern.

Mit einem Klick auf “Speichern und fortfahren” hat man die Kampagne erstellt!

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Neue Kampagne erstellen

Man klickt auf “+Kampagne” unter dem Kampagnenreiter “Kampagnen”. In dem sich öffnenden Dropdown Menü werden 4 Möglichkeiten angeboten eine neue Kampagne zu erstellen:

  1. Such-Netzwerk mit Display-Auswahl (Die beste Möglichkeit, die meisten Kunden zu erreichen)
  2. Nur Such-Netzwerk (Google-Suche und Websites im Such-Netzwerk)
  3. Nur Display-Netzwerk (Google-Netzwerk von Partner-Websites)
  4. Shopping (Einfache Erstellung von Anzeigen mit Produktinformationen)
  5. Online-Video (zur Vermarktung von Videos unter Youtube)

 

Tipp I: Wichtig für die Beurteilung der Kampagnen-Leistung ist die Trennung zwischen Such- und Display-Netzwerk. Daher entweder “Nur Such-Netzwerk” oder “Nur Display-Netzwerk” auswählen.

Tipp II: Das Display-Netzwerk kann wertvolle Besucher und Conversions bringen, wird jedoch häufig für Branding und Reichweite eingesetzt. Daher die Suche und Display nie gemeinsam, sondern immer über getrennte Kampagnen schalten. Somit können die Ergebnisse und Einstellungen besser justiert werden!

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