Wer heute über ein neues ERP-System nachdenkt, steht oft vor einer großen Herausforderung. Die Technik entwickelt sich schnell weiter. Cloud-Lösungen und Künstliche Intelligenz (KI) sind die aktuellen Standards. Doch eine wichtige Regel bleibt bestehen: Die Software folgt dem Prozess, nicht umgekehrt.
Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie Ihre bestehenden Abläufe genau kennen und prüfen. Dieser Artikel erklärt Ihnen, warum das wichtig ist und wie Sie dabei vorgehen.
Das Wichtigste in Kürze
- Reihenfolge beachten: Erst die Prozesse optimieren, dann die Software auswählen.
- Kosten senken: Gute Vorbereitung verhindert teure Anpassungen im Nachhinein.
- Zukunft sichern: Nur klare Prozesse können sinnvoll digitalisiert oder automatisiert werden.
Warum ist die Prozessanalyse vor der ERP-Auswahl so wichtig?
Viele Unternehmen machen den Fehler, schlechte Prozesse einfach in eine neue Software zu übertragen. Experten nennen das oft “Digitalisierung von Verschwendung”. Wenn ein Ablauf ineffizient ist, bleibt er auch mit einer neuen Software ineffizient – er läuft dann nur schneller falsch ab.
Eine gründliche Analyse bietet Ihnen drei konkrete Vorteile:
- Klarheit über den Bedarf: Sie erkennen genau, welche Funktionen Sie wirklich brauchen. Das schützt Sie davor, für unnötige Extras zu bezahlen.
- Vorbereitung auf Automation: Moderne ERP-Systeme arbeiten oft mit Automatisierung. Das funktioniert nur, wenn die Grunddaten und Abläufe stimmen.
- Akzeptanz im Team: Wenn Mitarbeiter frühzeitig in die Analyse eingebunden werden, akzeptieren sie das neue System später besser.
Häufige Fehler vs. Best Practice
Damit Ihr ERP-Projekt gelingt, lohnt sich ein Blick auf die Unterschiede zwischen einem veralteten Vorgehen und dem modernen Standard für 2025.
| Traditioneller Ansatz (Fehleranfällig) | Moderner Ansatz (Erfolgreich) |
| Auswahl basierend auf Werbeversprechen der Anbieter. | Auswahl basierend auf den eigenen, definierten Prozessen. |
| “Das haben wir schon immer so gemacht.” | “Brauchen wir diesen Schritt wirklich noch?” |
| Die IT-Abteilung entscheidet allein. | Fachbereiche und Führungskräfte entscheiden gemeinsam. |
| Prozesse werden erst während der Einführung angepasst. | Prozesse sind vor der Auswahl bereinigt und dokumentiert. |
So bilden Sie Ihre Prozesse richtig ab
Sie müssen kein IT-Experte sein, um Ihre Prozesse vorzubereiten. Gehen Sie in vier verständlichen Schritten vor:
1. Stellen Sie Ihr Team zusammen
Holen Sie die Personen an einen Tisch, die täglich mit den Prozessen arbeiten. Die Geschäftsführung kennt die strategischen Ziele, aber die Mitarbeiter kennen die Details und Tücken des Alltags.
2. Visualisieren Sie den Ist-Zustand
Zeichnen Sie auf, wie die Arbeit aktuell durch Ihr Unternehmen fließt. Wo startet ein Auftrag? Wer bearbeitet ihn? Wo endet er? Nutzen Sie dafür einfache Flussdiagramme. Es geht hier noch nicht um Perfektion, sondern um Ehrlichkeit.
3. Identifizieren Sie Schwachstellen
Suchen Sie gezielt nach Problemen in der Skizze:
- Wo müssen Daten doppelt eingegeben werden?
- Wo bleiben Dokumente lange liegen?
- Welche Schritte sind eigentlich überflüssig?
4. Definieren Sie den Soll-Zustand
Entwerfen Sie nun den idealen Ablauf. Wie sollte der Prozess aussehen, wenn er einfach und logisch wäre? Dieser “Soll-Prozess” ist Ihre wichtigste Anforderung an das neue ERP-System.
Investieren Sie Zeit in Ihre Prozesse
Ein neues ERP-System ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Nehmen Sie sich die Zeit für die Vorarbeit. Eine saubere Prozesslandschaft ist das Fundament für eine erfolgreiche Digitalisierung. Sie sparen dadurch langfristig Geld, Nerven und wertvolle Arbeitszeit.
Haben Sie Fragen zu Ihren aktuellen Abläufen? Wir bei WWInterface unterstützen Sie objektiv und fachkundig. Wir helfen Ihnen, Ihre Prozesse zu ordnen, bevor Sie sich für eine Software entscheiden.