ERP-Funktionsumfang: Warum die richtige Auswahl über Ihren Erfolg entscheidet

Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems stehen Unternehmen oft vor einer schwierigen Entscheidung: Welche Funktionen brauchen wir wirklich? Die Versuchung ist groß, entweder „einmal alles“ zu buchen, um für die Zukunft gerüstet zu sein, oder aus Kostengründen nur das Nötigste zu wählen.

Beide Wege bergen Risiken. In diesem Artikel erfahren Sie, warum die Definition des Funktionsumfangs kritisch für Ihre Implementierungszeit und Kosten ist und wie Sie den goldenen Mittelweg finden.

Das Risiko: Zu viel des Guten (Over-Engineering)

Häufig herrscht die Angst vor, bei der Einführung etwas zu vergessen. Man möchte auf alle Eventualitäten vorbereitet sein. Das führt dazu, dass Funktionen lizenziert und konfiguriert werden, die im Alltag kaum oder gar nicht genutzt werden.

Die Nachteile:

• Hohe Kosten: Sie zahlen für Lizenzen und Wartung von Modulen, die keinen Mehrwert bieten.
• Lange Implementierungszeit: Jede zusätzliche Funktion muss getestet, dokumentiert und geschult werden. Das verzögert den Go-Live.
• Komplexität: Überladene Menüs und Prozesse verwirren die Mitarbeiter und senken die Akzeptanz des neuen Systems.

Das Risiko: Zu wenig Fokus (Potential verschenkt)

Das andere Extrem ist der Versuch, die Investition so gering wie möglich zu halten oder den Aufwand zu unterschätzen. Dabei werden oft nur bestehende, oft veraltete Prozesse digital abgebildet.

Die Nachteile:

• Mangelnde Effizienz: Manuelle Workarounds bleiben bestehen, weil wichtige Automatisierungen fehlen.
• Zukunftsfähigkeit fehlt: Wenn das System nicht mit dem Unternehmen mitwachsen kann, ist nach wenigen Jahren eine teure Nachbesserung nötig.
• Geringer ROI: Die wirklichen Stärken eines modernen ERPs – wie datenbasierte Entscheidungen – bleiben ungenutzt.

Der Vergleich: Vor- und Nachteile auf einen Blick

Ansatz	Vorteile	Nachteile
Zu viele Funktionen	„Sicherheit“ für die Zukunft	Hohe Kosten, komplexe Bedienung, langer Projektdauer
Zu wenige Funktionen	Schneller Start, geringe Erstinvestition	Manuelle Fehlerquellen, kaum Prozessoptimierung, Risiko von Insellösungen
Der Mittelweg	Optimale Kosten-Nutzen-Relation, hohe Akzeptanz	Erfordert gründliche Analyse vor Projektstart

Wie sieht ein guter Mittelweg aus?

Ein erfolgreiches ERP-Projekt zeichnet sich dadurch aus, dass es mit den Kernprozessen startet, die den größten Nutzen bringen, aber gleichzeitig flexibel für Erweiterungen bleibt.

1. Priorisierung nach dem „Must-have“-Prinzip

Unterscheiden Sie strikt zwischen Funktionen, die für den Betrieb zwingend notwendig sind (Must-have), und Funktionen, die zwar schön wären, aber nicht sofort benötigt werden (Nice-to-have).

2. Den Standard nutzen

Versuchen Sie, Ihre Prozesse so nah wie möglich am Standard des ERP-Systems zu halten. Je weniger Spezialanpassungen Sie vornehmen, desto schneller und kostengünstiger bleibt die Einführung.

3. Skalierbarkeit planen

Wählen Sie ein System, das modular aufgebaut ist. So können Sie mit einem schlanken Kern starten (kürzere Implementierungszeit) und bei Bedarf später weitere Funktionen hinzufügen, wenn die Organisation bereit dafür ist.

Fazit für Ihre Implementierung

Die Festlegung des ERP-Funktionsumfangs ist kein einmaliger Akt, sondern ein strategischer Prozess. Wenn Sie sich auf die Funktionen konzentrieren, die Ihre tägliche Arbeit spürbar erleichtern, halten Sie sowohl die Kosten als auch den Zeitplan unter Kontrolle.

Ein schlanker, aber durchdachter Start führt meist schneller zum Erfolg als der Versuch, sofort die perfekte Komplettlösung einzuführen.

Sie planen eine ERP-Einführung und sind unsicher, welche Module für Ihr Unternehmen sinnvoll sind? Gerne unterstützen wir Sie dabei, die passende Balance für Ihre Anforderungen zu finden. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

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