Die Einführung einer neuen Business-Software ist für die meisten Unternehmen kein alltägliches Ereignis. Ob ERP, MES, PLM oder CRM – die Märkte für diese Systeme sind groß und unübersichtlich. Oft werden die Herausforderungen und der tatsächliche Aufwand, der mit solchen Projekten verbunden ist, unterschätzt.
Damit Ihr Projekt zeitlich und finanziell im geplanten Rahmen bleibt, ist eine strukturierte Vorgehensweise unerlässlich. Die folgenden Empfehlungen helfen Ihnen dabei, die typischen Hürden zu meistern.
Die Komplexität verstehen
Angesichts moderner Technologien wie Künstlicher Intelligenz und einer immer stärkeren Vernetzung entlang der Lieferkette steigen die Anforderungen an die Prozessunterstützung. Software-Projekte werden dadurch komplexer. Sie sind zudem oft der Startschuss, um bestehende Abläufe und Prozesse im Unternehmen grundlegend zu optimieren. Berücksichtigen Sie dabei von Beginn an Ihre vorhandene IT-Infrastruktur und Software-Landschaft, damit die neue Lösung nahtlos integriert werden kann.
Das Team und die Akzeptanz der Mitarbeiter
Ein Software-Projekt steht und fällt mit den Menschen, die es betreuen und später nutzen.
- Zeitressourcen schaffen: Stellen Sie ein Projektteam zusammen und geben Sie den Mitgliedern ausdrücklich die nötige Zeit für diese Aufgabe. Das Projekt darf nicht nur „nebenbei“ laufen.
- Alle Beteiligten mitnehmen: Es kommt immer wieder vor, dass Projekte nach der technischen Implementierung scheitern, weil die Anwender die Lösung nicht akzeptieren. Wenn Mitarbeiter sich übergangen fühlen, nutzen sie die Software oft nur widerstrebend oder schaffen sich eigene „Workarounds“.
- Rückfragen zulassen: Fördern Sie den Dialog auch mit Mitarbeitern, die nicht direkt im Projektteam sitzen. Eine hohe Akzeptanz erreichen Sie nur durch Transparenz und die Berücksichtigung von Feedback aus der Praxis.
Anforderungsmanagement als roter Faden
Ein durchgängiges Anforderungsmanagement zieht sich wie ein roter Faden durch das gesamte Vorhaben. Nutzen Sie klassische Instrumente wie Lasten- und Pflichtenhefte, um genau zu definieren, was die Software leisten muss.
Bei der Auswahl der passenden Lösung empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen:
- Vorauswahl: Reduzieren Sie den Kreis der Anbieter auf zwei bis drei Favoriten.
- Systemtest: Treffen Sie die finale Entscheidung auf Basis eines praktischen Tests. Lassen Sie sich vom Anbieter zeigen, wie das System Ihre spezifischen Geschäftsprozesse konkret abbilden kann.
Implementierung und Datenmigration
Für die eigentliche Einführung gibt es verschiedene Methoden. Heute werden verstärkt agile Ansätze wie Scrum oder die Arbeit in Sprints propagiert, aber auch das klassische Wasserfallmodell hat weiterhin seine Berechtigung. Die Wahl der Methode sollte zu Ihrer Unternehmenskultur und der Komplexität des Projekts passen.
Ein essenzieller Punkt, der oft zu spät bedacht wird, ist die Migration der Daten aus den Altsystemen. Planen Sie hierfür ausreichend Zeit und Sorgfalt ein, denn die Qualität der Daten im neuen System ist entscheidend für dessen Nutzwert.
Fazit
Erfolgreiche Software-Projekte benötigen Struktur, eine klare Kommunikation und eine realistische Einschätzung der Ressourcen. Wenn Sie die Anforderungen präzise definieren und Ihre Mitarbeiter aktiv in den Veränderungsprozess einbinden, schaffen Sie die Basis für eine Lösung, die Ihr Unternehmen langfristig unterstützt.
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