Warum Software-Projekte wirklich scheitern – und wie Sie es besser machen

Die Entscheidung für eine neue Unternehmenssoftware ist meist eine Entscheidung für das nächste Jahrzehnt. Dennoch werden diese Projekte oft wie ein reiner IT-Einkauf behandelt. Wer Software-Einführungen jedoch nur als technischen Vorgang sieht, riskiert hohe Fehlkosten und interne Widerstände.

Erfolgreiche Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass sie drei strategische Säulen berücksichtigen:

1. Prozesse vor Software (Strategy First)

Ein häufiger Fehler ist der Versuch, veraltete oder ineffiziente Prozesse durch eine neue Software zu “heilen”. Das Ergebnis ist meist eine teure Digitalisierung von schlechten Abläufen.

• Tipp: Nutzen Sie die Einführung, um Ihre Prozesse kritisch zu hinterfragen. Die Software sollte sich an Ihren optimierten Abläufen orientieren – oder Sie nutzen den Standard der Software, um sich von unnötigen Eigenheiten zu trennen.

2. Die “Eisberg-Kalkulation” der Ressourcen

Die Lizenzkosten sind bei Software-Projekten oft nur die Spitze des Eisbergs. Die eigentlichen Aufwände liegen unter der Oberfläche: Datenbereinigung, Schnittstellenkonfiguration und vor allem die interne Arbeitszeit.

• Tipp: Kalkulieren Sie das interne Projektpersonal mit mindestens 20 bis 30 % seiner eigentlichen Arbeitszeit ein. Wer versucht, ein ERP- oder CRM-System ohne Freistellung der Schlüsselpersonen einzuführen, provoziert Verzögerungen und Fehlentscheidungen.

3. Change Management statt reiner Schulung

Akzeptanz entsteht nicht durch eine Bedienungsanleitung. Viele Projekte scheitern in der “Nach-Go-Live-Phase”, weil das System als Mehrbelastung empfunden wird.

• Tipp: Beziehen Sie die späteren Anwender bereits in der Auswahlphase ein. Wenn Mitarbeiter verstehen, warum eine Änderung nötig ist und welchen Nutzen sie persönlich davon haben, sinkt die Gefahr von Schatten-IT und Workarounds drastisch.

Der Weg zur richtigen Entscheidung

Verlassen Sie sich nicht allein auf Hochglanz-Präsentationen der Anbieter. Ein strukturierter Auswahlprozess ist Pflicht:

• Lastenheft: Definieren Sie Ihre “Must-haves” schriftlich.
• Hands-on-Mentalität: Fordern Sie Teststellungen (Proof of Concept), bei denen Ihre eigenen Daten und realen Szenarien verwendet werden.
• Datenqualität: Beginnen Sie mit der Bereinigung Ihrer Altdaten, bevor das neue System überhaupt installiert ist. Migration ist oft das zeitkritischste Element.

Fazit

Ein Software-Projekt ist kein IT-Projekt, sondern ein Organisationsprojekt. Es erfordert Mut zur Standardisierung, klare Verantwortlichkeiten und eine Kommunikation, die alle Beteiligten mitnimmt. Nur so wird die neue Lösung zum Werkzeug für Wachstum statt zur Investitionsfalle.