Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine Softwarelösung, mit der Unternehmen Geschäftsprozesse integrieren und steuern — etwa Finanzen, Einkauf, Produktion, Lager, Vertrieb, Kundenservice usw. Die Kosten dafür sind nicht trivial, weil sehr viele Faktoren eine Rolle spielen. In diesem Beitrag erfahren Sie:
- welche Kostenfaktoren üblicherweise auftreten,
- wie Sie eine realistische Kalkulation aufstellen,
- welche Preisspannen aktuell in Österreich / im deutschsprachigen Raum realistisch sind,
Zentrale Kostenfaktoren eines ERP-Projekts
Bevor wir Zahlen nennen, müssen wir verstehen, aus welchen Bausteinen sich die Kosten zusammensetzen. Diese Kostenblöcke bestimmen, wie „teuer“ ein ERP-Projekt wird.
| Kostenart | Beschreibung / Beispiele |
|---|---|
| Softwarelizenzen oder Abonnements | Manche ERP‐Systeme werden als Eigenlizenz verkauft, andere als SaaS (Cloud, Miete). Die Kosten hängen ab von Anzahl der Nutzer, Mandanten, Modulen. |
| Implementierung & Anpassung (Customizing) | Jede Firma hat eigene Prozesse. Damit das ERP optimal passt, sind Konfigurationen und manchmal Anpassungsprogrammierungen notwendig. |
| Datenmigration / Schnittstellen | Die Übernahme von Altdaten und die Integration mit bestehenden Systemen (z. B. CRM, Onlineshop, Maschinensteuerung) verursacht Aufwand. |
| Hardware / Infrastruktur | On-Premises: Server, Netzwerk, Betriebssysteme, Speicher, Backup. Bei Cloud‐Lösungen: oft geringer, aber Kosten für Hosting, Cloud-Instanzen etc. |
| Schulung und Change Management | Anwender müssen geschult werden. Zudem braucht es Begleitung für Prozessveränderung und Akzeptanz. |
| Projektmanagement & Beratung | Interne und externe Projektleitung, Beratung, Betreuung während der Einführung. |
| Wartung, Updates & Support | Laufende Kosten für Updates, Bugs, neue Versionen, Supportverträge. |
| Sonstige Betriebskosten | Betriebssicherheit, Monitoring, Lizenzen für Zusatzkomponenten, Backups, evtl. weiteres Personal etc. |
Hinweis: In vielen ERP-Projekten entpuppen sich Anpassungen und Schnittstellen als „Kostenfallen“, weil sie schwer im Voraus exakt abzuschätzen sind.
Typische Preisszenarien und Richtwerte (Stand 2025)
Eine pauschale Antwort auf „Was kostet ein ERP?“ gibt es nicht – zu viele Variablen wirken mit. Doch anhand von Erfahrungswerten aus Projekten lassen sich Richtspannen formulieren. Diese Werte gelten als Orientierung im deutschsprachigen Raum (Deutschland, Österreich, Schweiz).
| Unternehmensgröße / Komplexität | Grobe Preisspanne (Gesamtprojekt) | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Kleines Unternehmen / Basisfunktionen | € 20.000 bis € 80.000 | z. B. für 5–20 Mitarbeiter, wenige Module, Standardprozesse |
| Mittelständisches Unternehmen | € 80.000 bis € 300.000 | mehr Nutzer, zusätzliche Module, Schnittstellen, Anpassungen |
| Großunternehmen / komplexe Anforderungen | ab ~ € 300.000 bis in die Millionen | viele Standorte, hohe Anforderungen an Compliance, Integration, Individualisierung |
Hinweise zu den Zahlen:
- Diese Spannen sind Komplettkosten: von Planung über Einführung bis zu Wartung.
- SaaS-Modelle verteilen Kosten über die Laufzeit (monatliche / jährliche Zahlungen).
- Bei Cloud-Lösungen entfallen Teile der Infrastrukturkosten, dafür kommen fortlaufende Hostingkosten hinzu.
- In manchen Fällen (starke Anpassung, hohe Integration) sind individuelle Angebote durch Anbieter nötig – Standardangebote greifen oft zu kurz.
- Manche Anbieter bieten modulare Preisgestaltung: Grundmodul + Zusatzmodule, wobei jedes Modul eigene Lizenz-/Nutzungskosten mitbringt.
Planungsschritte, um Kosten realistisch abzuschätzen
Damit Sie nicht von Überraschungen überwältigt werden, empfehlen wir folgendes Vorgehen:
Bedarfsanalyse & Lastenheft
- Erfassen Sie alle Prozesse, die vom ERP abgedeckt werden sollen (Finanzen, Produktion, Einkauf etc.).
- Priorisieren Sie: welche Module sind unbedingt nötig, welche optional.
- Legen Sie Anforderungen an Schnittstellen, Datenqualität, Berichtswesen fest.
- Definieren Sie Ziele: Kosten sparen, Transparenz gewinnen, schnellere Prozesse etc.
Anbieter- / Lösungsauswahl & Angebotsvergleich
- Holen Sie mehrere Angebote ein, idealerweise mit vergleichbarer Funktionalität (Lastenheft als Basis).
- Fragen Sie nach modulare Preisaufstellung: Grundsystem + Module + Anpassungsstunden + Supportkosten.
- Achten Sie auf versteckte Kosten, etwa für zusätzliche Nutzer, Datenvolumen, Hosting, Lizenzerweiterungen.
Puffer & Risikobudget einplanen
- Für Anpassungen & Änderungswünsche sollten Sie einen Puffer von 10 – 25 % des geplanten Budgets einplanen.
- Ebenso kann sich der Zeitplan verlängern – Planverzug verursacht Kosten.
Betrieb und Skalierbarkeit
- Denken Sie langfristig: Wie wachsen Nutzerzahlen, Datenmengen, Module?
- Prüfen Sie Lizenzmodelle mit Staffelpreisen oder dynamischen Kosten bei Wachstum.
- Legen Sie Wartungs- und Upgradekosten im Vertrag bzw. Angebot fest.
Spezielle Aspekte für den deutschsprachigen Raum
Regulierung, Datenschutz und Compliance
In Österreich und der EU gelten strenge Regeln (z. B. DSGVO, GoBD, Archivierungspflichten). Das ERP-System sollte:
- Auditierbare Protokolle führen (Logbuch, Historie),
- Datenschutzkonform arbeiten (Löschkonzepte, Zugriffsrechte),
- Schnittstellen zu Steuer- / Finanzsystemen unterstützen.
Lokalisierung, Sprache & Support
- Achten Sie darauf, dass das System deutschsprachigen Support bietet (z. B. Support in Österreich / Deutschland).
- Die Benutzeroberfläche, Reports und Dokumente sollten in Ihrer Sprache (Deutsch) verfügbar sein.
- Lokale Besonderheiten (Umsatzsteuersätze, Buchhaltungskonventionen) müssen unterstützt werden.
Beispielrechnung: ERP-Projekt für einen Mittelbetrieb (fiktiv)
Damit die Theorie greifbar wird, hier ein fiktives Beispiel:
- Firma: 50 Mitarbeitende
- Geplante Module: Finanzbuchhaltung, Einkauf, Lager, Vertrieb, Reporting
- Es existieren Schnittstellen zu CRM und Onlineshop
- Cloudlösung mit Hosting in einem Rechenzentrum in Österreich
- Anpassungen und Prozessabbildungen notwendig
Geschätzte Kosten:
| Position | Betrag (EUR) |
|---|---|
| Lizenz / SaaS (5 Jahre) | 50.000 |
| Implementierung & Anpassung | 80.000 |
| Schnittstellen / Datenmigration | 25.000 |
| Schulung & Change Management | 10.000 |
| Projektmanagement & Beratung | 15.000 |
| Wartung & Support (5 Jahre) | 20.000 |
| Puffer (15 %) | 22.500 |
| Gesamt | 222.500 |
Zusammenfassung & Handlungsempfehlungen
- Setzen Sie auf eine fundierte Bedarfsanalyse — ein klares Lastenheft ist zentral, um Angebote vergleichbar zu machen.
- Holen Sie mindestens 3 vergleichbare Angebote ein und achten Sie auf transparente Kostenstrukturen.
- Planen Sie Puffer für Anpassungen und Projektverzögerungen (10–25 %) ein.
- Entscheiden Sie früh, ob Sie Cloud (SaaS) oder On-Premises bevorzugen, und vergleichen Sie laufende Kosten.
- Vergessen Sie nicht: Wartung, Support und Updates sind langfristige Kosten, die in den Vertrag gehören.
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Die Einführung eines ERP-Systems ist eine große Entscheidung – und eine wertvolle Chance, Prozesse zu vereinfachen und Transparenz zu schaffen.
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