Outlook ist eines der meistgenutzten Programme im Büroalltag. Viele praktische Funktionen bleiben jedoch oft ungenutzt, weil sie gut versteckt sind oder sich in der neuen Version verändert haben. In diesem Beitrag finden Sie acht einfache, praxisnahe Tipps, um Outlook effizienter zu nutzen – jeweils erklärt für die klassische Version (Microsoft 365 Outlook) und das neue Outlook (Office 365).
Unterschied zwischen klassischem und neuem Outlook
Das klassische Outlook (Microsoft 365) ist die vertraute, lokal installierte Anwendung. Sie funktioniert unabhängig von der Cloud und bietet zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten direkt im Programm.
Das neue Outlook (Office 365) ist stärker mit der Cloud verknüpft – insbesondere mit Microsoft Teams, OneDrive und SharePoint. Die Oberfläche wirkt moderner, einige Menüs und Funktionen sind aber an neue Orte gewandert. Viele Einstellungen, die früher lokal gespeichert wurden, liegen jetzt online im Microsoft-Konto.
Wenn Sie wissen, wo welche Funktion zu finden ist, können Sie beide Varianten gezielt nutzen.
1. E-Mails zeitversetzt senden
Manchmal ist es sinnvoll, eine Nachricht erst später zu verschicken.
Klassisches Outlook:
- Neue E-Mail öffnen.
- Optionen → Übermittlung verzögern.
- „Nicht übermitteln vor“ aktivieren und Uhrzeit wählen.
Neues Outlook:
- E-Mail schreiben.
- Neben „Senden“ auf den Pfeil klicken.
- Später senden auswählen und Zeitpunkt festlegen.
So wirken Ihre Mails immer zur richtigen Zeit – auch wenn Sie sie am Abend vorbereiten.
2. Automatisches „Gelesen“-Markieren vermeiden
Wenn eine E-Mail sofort als gelesen markiert wird, kann das unübersichtlich werden.
Klassisches Outlook:
- Datei → Optionen → E-Mail → Lesebereich.
- Haken bei „Element als gelesen markieren, wenn in der Vorschau angezeigt“ entfernen.
Neues Outlook:
- Zahnrad → Alle Einstellungen anzeigen → E-Mail → Layout → Lesebereich.
- Automatische Markierung deaktivieren oder Zeitverzögerung anpassen.
3. Regeln für automatische Ablage
Regeln helfen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.
Klassisches Outlook:
- Rechtsklick auf eine E-Mail → Regel erstellen.
- Bedingungen (Absender, Betreff usw.) auswählen.
Neues Outlook:
- Rechtsklick → Regel erstellen.
- Bedingungen und Aktionen (z. B. „In Ordner verschieben“) festlegen.
Beispiel: Rechnungen oder Newsletter werden automatisch in eigene Ordner verschoben.
4. Teams-Besprechungen direkt aus Outlook planen
Mit Outlook können Sie schnell eine Teams-Besprechung einrichten.
Klassisches Outlook:
- Kalender öffnen → Neue Teams-Besprechung.
- Teilnehmer und Uhrzeit eintragen.
Neues Outlook:
- Kalender → Neues Ereignis → Teams-Besprechung aktivieren.
Outlook fügt den Teams-Link automatisch hinzu – ideal für hybride Arbeit.
5. E-Mail-Benachrichtigungen gezielt steuern
Benachrichtigungen können nützlich, aber auch störend sein.
Klassisches Outlook:
- Datei → Optionen → E-Mail → Nachrichteneingang.
- Häkchen bei Ton oder Pop-up entfernen.
Neues Outlook:
- Zahnrad → Benachrichtigungen.
- Einzelne Hinweise gezielt deaktivieren.
So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Aufmerksamkeit.
6. Abwesenheitsnotiz (automatische Antwort) einrichten
Wenn Sie im Urlaub oder auf Schulung sind, kann Outlook automatisch antworten.
Klassisches Outlook:
- Datei → Automatische Antworten (Abwesenheitsassistent).
- Zeitraum festlegen und Nachricht eintragen.
Neues Outlook:
- Zahnrad → Alle Einstellungen anzeigen → E-Mail → Automatische Antworten.
- Zeitplan aktivieren und Text hinzufügen.
So wissen Ihre Kontakte, wann Sie wieder erreichbar sind.
7. Posteingang aufräumen mit „Aufräumen“-Funktion
Mit wenigen Klicks können Sie alte oder doppelte Nachrichten löschen.
Klassisches Outlook:
- Im Menüband auf Aufräumen klicken.
- Wählen Sie „Unterhaltung“, „Ordner“ oder „Ordner + Unterordner“.
Neues Outlook:
- Rechtsklick auf einen Absender → Aufräumen.
- Outlook löscht ältere Nachrichten automatisch.
Ideal, um Speicherplatz zu schaffen und den Überblick zu behalten.
8. Kalenderfreigabe für Teamarbeit
Wenn Sie im Team arbeiten, können Sie Ihren Kalender mit Kollegen teilen.
Klassisches Outlook:
- Kalender → Freigeben → Kalenderberechtigungen.
- E-Mail-Adresse der Person eingeben und Zugriffsrechte festlegen.
Neues Outlook:
- Kalender öffnen → Freigeben → Person hinzufügen.
- Berechtigung auswählen (nur anzeigen oder bearbeiten).
So sehen Ihre Kollegen, wann Sie Zeit haben – ohne ständige Rückfragen.
Viele dieser kleinen Einstellungen sparen täglich Zeit und helfen, Outlook gezielter zu nutzen – egal ob in der klassischen oder in der neuen Version.
Nehmen Sie sich gelegentlich ein paar Minuten, um die Optionen durchzugehen. Es lohnt sich, bekannte Abläufe an Ihre Arbeitsweise anzupassen.
Tipp von WWInterface
Wenn Sie Microsoft 365 oder Outlook in Ihrem Unternehmen zentral verwalten möchten, unterstützt WWInterface Sie gerne bei der Einrichtung, Automatisierung und Integration in bestehende Systeme – von Outlook und Teams bis SharePoint und Cloud-Diensten.