Zum Jahresende ist oft ein guter Zeitpunkt, um einen Schritt zurückzutreten und sich grundsätzliche Fragen zu stellen:
Wo stehen wir als Unternehmen – und wie können wir effizienter, resilienter und zukunftsfähiger werden?
Ein Thema, das dabei immer häufiger auf den Tisch kommt, ist Automatisierung – insbesondere mit Künstlicher Intelligenz (KI). Tools wie n8n zeigen, was heute möglich ist. Gleichzeitig erleben wir in Projekten immer wieder: Automatisierung ist kein Zauberknopf. Sie ist ein Prozess. Und Scheitern gehört dazu.
Dieser Beitrag soll Ihnen einen realistischen, praxisnahen Einstieg geben – ohne Technikjargon, aber mit klaren Leitlinien.
Automatisierung beginnt nicht mit Software – sondern mit Denken
Der häufigste Fehler:
Ein Unternehmen entscheidet sich für ein Tool, bevor klar ist, was eigentlich automatisiert werden soll.
Die bessere Reihenfolge ist:
- Verstehen, wie heute gearbeitet wird
- Erkennen, wo Zeit verloren geht oder Fehler entstehen
- Bewerten, ob Automatisierung hier wirklich Sinn macht
Gute erste Fragen sind:
- Welche Tätigkeiten wiederholen sich täglich oder wöchentlich?
- Wo werden Daten mehrfach eingegeben oder kopiert?
- Welche Abläufe hängen stark von einzelnen Personen ab?
- Wo entstehen Verzögerungen durch manuelle Übergaben?
Automatisierung lohnt sich vor allem dort, wo Prozesse häufig, klar strukturiert und regelbasiert sind.
Welche Prozesse eignen sich besonders für KI-gestützte Automatisierung?
Nicht alles muss – oder sollte – automatisiert werden. Bewährt haben sich unter anderem:
- E-Mail- und Anfrageverarbeitung
(z. B. Vorsortieren, Weiterleiten, Vorbefüllen von Daten) - Datenabgleiche zwischen Systemen
(CRM, Website, ERP, Buchhaltung) - Formulare & Datenerfassung
(Webformulare, interne Anträge, Meldungen) - Standardentscheidungen
(z. B. „Wenn A und B zutrifft, dann C“) - Wissensbasierte Aufgaben
(Zusammenfassen, Klassifizieren, einfache Texte)
KI hilft hier nicht, alles zu entscheiden – aber sie kann vorbereiten, strukturieren und entlasten.
Selber automatisieren oder Unterstützung holen?
Viele moderne Automatisierungsplattformen sind Low-Code oder No-Code.
Das bedeutet: Ja, Unternehmen können vieles selbst umsetzen – wenn sie Zeit investieren wollen.
Unsere Erfahrung:
- Kleine, klar abgegrenzte Automatisierungen lassen sich gut intern umsetzen
- Kritische Prozesse (ERP, Schnittstellen, Datenqualität, Sicherheit) profitieren stark von externer Begleitung
- Der Mix aus Eigenleistung und Beratung ist oft der effizienteste Weg
Wichtig ist nicht, alles selbst zu können – sondern zu wissen, wann Unterstützung sinnvoll ist.
Technische Grundlagen – ohne Technikstress
Automatisierung braucht kein Informatikstudium, aber ein paar Grundpfeiler sollten klar sein:
- Datenqualität: Schlechte Daten lassen sich nicht gut automatisieren
- Schnittstellen (APIs): Systeme müssen miteinander sprechen können
- Klare Zuständigkeiten: Wer prüft Ergebnisse? Wer greift ein?
- Datenschutz & Sicherheit: Gerade bei KI ein zentrales Thema
Auch Themen wie Online-Konfiguratoren, ERP-Systeme oder individuelle Schnittstellen gehören zur Automatisierung – sie bilden oft das Rückgrat, auf dem KI-Workflows aufsetzen.
Automatisierung funktioniert nicht auf Knopfdruck – und das ist okay
Ein ganz wichtiger Punkt zum Schluss – und bewusst kritisch formuliert:
- Nicht jede Idee funktioniert
- Manche Prozesse sind komplizierter als gedacht
- Ergebnisse sind anfangs oft holprig
Das ist kein Scheitern, sondern Teil des Plans.
Automatisierung ist ein Lernprozess:
- Man entwickelt ein Gefühl dafür, was wichtig ist
- Man erkennt, wo sich Aufwand lohnt
- Man wird mit jedem Versuch besser
Unternehmen, die das akzeptieren, kommen langfristig deutlich weiter als jene, die auf die perfekte Lösung warten.
Klein starten, ehrlich bleiben, dranbleiben
Automatisierung – besonders mit KI – ist kein Selbstzweck.
Sie ist ein Werkzeug, um Zeit für das Wesentliche zu schaffen: Kunden, Qualität, Innovation.
Unser Rat:
- Starten Sie klein
- Seien Sie realistisch
- Rechnen Sie mit Lernschleifen
- Nutzen Sie Unterstützung dort, wo es Sinn macht
Genau dabei begleiten wir Unternehmen – von der ersten Idee über Tests bis zur nachhaltigen Umsetzung.
Automatisierung ist kein Projekt. Sie ist ein Weg.
Möchten Sie Automatisierung strukturiert und realistisch angehen?
Wir unterstützen Sie dabei, geeignete Prozesse zu identifizieren, sinnvolle KI-Einsatzmöglichkeiten zu bewerten und Automatisierungen Schritt für Schritt umzusetzen – von ersten Tests bis zur Integration in bestehende Systeme wie ERP, Schnittstellen oder Konfiguratoren.
Sprechen Sie mit uns – gerne unverbindlich.