Die Entscheidung für ein ERP-System ist eine langfristige Verpflichtung – durchschnittlich zwischen acht und zehn Jahren. Daher ist eine strukturierte Vorgehensweise bei der Auswahl und Implementierung entscheidend.
Vorbereitung: Ziele und Rahmenbedingungen klar definieren
Bevor Sie mit der Erstellung des Lastenhefts beginnen, sollten Sie klare Ziele für die ERP-Einführung formulieren. Diese Ziele bilden die Grundlage für die Anforderungen im Lastenheft. Zudem sollten Sie den Budgetrahmen und den zeitlichen Horizont für die Entscheidungsfindung festlegen. Für mittelständische Unternehmen empfiehlt sich eine Planungsphase von mindestens drei Monaten; bei komplexeren Strukturen kann sich dieser Zeitraum verdoppeln.
Erstellung des Lastenhefts – Prozess vor Funktion
Der Fokus sollte zunächst auf der Analyse und Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse liegen. Nutzen Sie die Gelegenheit, bestehende Prozesse zu hinterfragen und gegebenenfalls zu optimieren. Basierend auf den definierten Zielen formulieren Sie anschließend die fachlichen Anforderungen an das ERP-System. Erst danach sollten spezifische Funktionen betrachtet werden.
Beginnen Sie mit den vorhandenen Funktionen und ergänzen Sie diese um Wunschfunktionen der Fachabteilungen. Bewerten Sie jede Funktion hinsichtlich ihrer Bedeutung für das Projektziel und berücksichtigen Sie die voraussichtlichen (Mehr-)Kosten. So entsteht ein Lastenheft mit klaren Prioritäten, das hilft, sich nicht in unwesentlichen Details zu verlieren.
Anforderungen an Ihren System-Anbieter
Die Auswahl des richtigen ERP-Anbieters ist entscheidend. Um eine erste Vorauswahl zu treffen, empfiehlt es sich, potenziellen Anbietern zunächst einen Auszug des Lastenhefts zu senden. Anhand der Rückmeldungen können Sie beurteilen, wie ernsthaft die Anbieter auf Ihre spezifischen Anforderungen eingehen.
Reduzieren Sie die Anzahl der Anbieter auf maximal fünf und analysieren Sie im weiteren Verlauf, welche Ihrer Anforderungen durch Standardfunktionen abgedeckt werden und welche Anpassungen erforderlich sind. Berücksichtigen Sie dabei auch weiche Faktoren wie Kommunikationsfähigkeit und Vertrauenswürdigkeit des Anbieters, da eine langfristige Partnerschaft angestrebt wird.
Abschließende Tipps zur endgültigen Formulierung des Lastenhefts
Präzise Formulierungen: Vermeiden Sie ausschweifende Erklärungen und konzentrieren Sie sich auf klare Beschreibungen der gewünschten Funktionen.
Prozessbezug: Stellen Sie sicher, dass jede Funktion im Zusammenhang mit einem Geschäftsprozess und den festgelegten Zielen steht.
Aktualität: Überprüfen Sie Workflow-Diagramme auf Redundanzen und veraltete Prozesse.
Rechtliche Absicherung: Integrieren Sie die Standards der jeweiligen Softwarelösung in das Lastenheft.
Technische Voraussetzungen: Ergänzen Sie das Dokument um technische Anforderungen, die Anzahl der Nutzer und Vorstellungen hinsichtlich Reporting-Funktionen.
Abteilungsübergreifende Prüfung: Lassen Sie das Lastenheft von den Fachabteilungen auf Vollständigkeit prüfen, um spätere Korrekturen zu vermeiden.