ERP-System auswählen: Die wichtigste Arbeit beginnt vor der Anbietersuche
Wenn Unternehmen ein neues ERP-System suchen, beginnt der Prozess oft mit einer Google-Suche, Herstellervergleichen oder ersten Produktdemos. Genau hier liegt jedoch eine der häufigsten Ursachen für spätere Probleme.
Viele ERP-Projekte starten, bevor die grundlegenden Fragen im Unternehmen geklärt wurden. Ziele, Prozesse, Datenstrukturen, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten sind häufig nur teilweise dokumentiert. Dadurch werden Anbieter anhand einzelner Funktionen oder einer ansprechenden Benutzeroberfläche verglichen, während die eigentlichen Projektrisiken verborgen bleiben.
Die Folge sind unnötige Kosten, längere Projektlaufzeiten und Systeme, die zwar technisch funktionieren, die betrieblichen Anforderungen jedoch nicht optimal unterstützen.
Die häufigsten Fehler bei der ERP-Auswahl
In unserer Beratungspraxis begegnen uns immer wieder ähnliche Muster:
Zu frühe Konzentration auf Softwareprodukte
Viele Unternehmen beschäftigen sich zuerst mit Herstellern und Funktionen, bevor sie ihre eigenen Anforderungen sauber definiert haben.
Dabei sollte die zentrale Frage nicht lauten:
Welches ERP-System ist das beste?
Sondern:
Welche Anforderungen muss ein ERP-System in unserem Unternehmen erfüllen?
Prozesse sind nur teilweise dokumentiert
In vielen Unternehmen existieren kritische Abläufe nur im Wissen einzelner Mitarbeiter oder in Excel-Dateien.
Erst während der Einführung wird sichtbar, wie viele Sonderprozesse, Ausnahmen und individuelle Arbeitsweisen tatsächlich vorhanden sind.
Datenqualität wird unterschätzt
Stammdaten bilden die Grundlage jedes ERP-Systems.
Unvollständige Kundenstammdaten, doppelte Artikelnummern oder uneinheitliche Preisstrukturen verursachen oft mehr Aufwand als die eigentliche Systemeinführung.
Schnittstellen werden zu spät betrachtet
Ein modernes ERP-System arbeitet selten isoliert.
CRM-Systeme, Webshops, DMS-Lösungen, BI-Systeme oder Produktionssysteme müssen integriert werden. Werden diese Anforderungen erst spät erkannt, steigen Aufwand und Risiko erheblich.
Warum eine strukturierte Vorbereitung entscheidend ist
Eine erfolgreiche ERP-Auswahl beginnt nicht beim Anbieter, sondern im eigenen Unternehmen.
Folgende Bereiche sollten vor der eigentlichen Marktrecherche geklärt werden:
- Projektziele und Auslöser
- Ist-Prozesse
- Soll-Prozesse
- Fachbereichsanforderungen
- IT- und Betriebsanforderungen
- Integrationen und Schnittstellen
- Datenqualität und Stammdaten
- Migrationsstrategie
- Rollen und Governance
- Budget und Ressourcen
- Risiken und Ausschlusskriterien
- Bewertungslogik für Anbieter
Je klarer diese Themen vorbereitet sind, desto einfacher wird später die Bewertung möglicher ERP-Lösungen.
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