Der Vertrieb über das Internet öffnet auch kleineren und neu gegründeten Unternehmen große Chancen für erfolgreiche Geschäftsmodelle, sorgt aber auch für großen Konkurrenzdruck und harten Wettbewerb.
Auf lange Sicht haben Sie meist dann die besten Chancen, wenn die verschiedenen Prozesse in der Abwicklung der Verkäufe reibungslos ineinandergreifen. Diese Frage ist ebenso zentral wie die Qualität des Produkts.
Eine ERP-Software (= Enterprise-Ressource-Planning) stellt hier eine große Hilfe dar, da sie unterschiedliche Abteilungen miteinander vernetzt und sicherstellt, dass alle Zugriff auf die gleichen Daten haben. Damit entfallen aufwendige Datentransfers, Wartezeiten, Unübersichtlichkeit und Datenverluste, die bislang im schlimmsten Fall drohten.
Ein ERP-System ist die wirksamste Lösung für die Digitalisierung, Verschlankung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Es stellt sicher, dass unter geringst möglichem Ressourceneinsatz ein Maximum an Geschäftsprozessen in höchster Geschwindigkeit abgewickelt werden kann.
Das ERP-System ist nicht nur ein Finanzbuchhaltungssystem, sondern es ist in der Lage, Informationen aus verschiedenen Teilsystemen auf der Basis von Workflows zu aggregieren. Nach dem Prinzip “wenn-dann” automatisch ausgelöste Prozesse bilden eine Kette, an deren Anfang die Bestellung durch den Kunden, und an deren Ende Auslieferung und schließlich Verbuchung der Kundenzahlung stehen.
Entscheiden Sie dabei an zentralen Meilensteinen der Prozessketten, etwa bei der Auslösung von Zahlungen und Versendungen, selbst, ob Sie die Vollautomatisierung wünschen oder zu Kontrollzwecken manuell eingreifen möchten.
Generell gilt, dass der Umstieg auf ERP-Software desto leichter fällt, je früher Sie ihn vornehmen. Denn oft werden Gründer durch den Erfolg ihres Produkts überrascht und können die explodierenden Prozesse auf herkömmliche Weise nicht mehr bewältigen. Vor diesem bösen Erwachen kann Sie ein ERP-System schützen.
Arbeiten Sie also möglichst nicht länger mit Excel oder anderen handgestrickten Lösungen, sondern berechnen Sie die Kosten für die Einführung einer ERP-Software bereits bei der Gründung. Ratsam ist die Anschaffung eines speziell für den Versandhandel angebotenen Systems. Außerdem ist wichtig, dass Sie ein System, für das Sie sich interessieren, vor dem Kauf ausgiebig testen – üblicherweise werden kostenlose Testphasen angeboten.
Eine beispielhafte Prozesskette für Händler im Internet
Alles beginnt mit der Erstellung Ihres Warenkatalogs im Internet, der im ERP-System als Warenliste und schließlich als Lagerbestand geführt wird. So können Sie vermeiden, dass Sie Waren anbieten, die gar nicht vorrätig sind.
Hat der Kunde sich registriert, wird er als Kunde in der Finanzbuchhaltung angelegt, auch Ihre Lieferanten sind dort mit allen erforderlichen Daten verzeichnet. Führt der Kunde im Internet eine Bestellung durch, wird, je nach Wunsch, entweder mit oder ohne manuellen Eingriff eine Eingangsbestätigung an ihn verschickt.
Nachdem das System geprüft hat, ob laut Warenwirtschaftssystem das bestellte Produkt vorrätig ist, versendet es eine Bestellung an das Lager. Hat der Kunde mehrere Produkte bestellt, wird die Bestellung durch eine Konfektionierungsliste ergänzt, die den Lagerarbeitern angibt, wo genau die bestellten Produkte lagern und welche Paketgröße für den Versand gewählt werden soll.
Gleichzeitig werden die für den Versand oder die Auslieferung erforderlichen Papiere wie Paketaufkleber mit Scanfeldern und Lieferschein mitgeliefert. Ist das Paket dann gepackt, wird es aus dem Lager an den Versand übergeben. In großen Versandhäusern wird hier noch eine Packliste ergänzt, die dem Versand angibt, in welche Versandkisten oder Lkw das Paket zu packen ist.
Der Kunde erhält eine Information zur Sendungsverfolgung. Je nach Zahlungsart werden in der Finanzbuchhaltung entweder ein offener Posten angelegt und eine Rechnung erstellt oder die Ware geht mit dem Vermerk, dass sie bereits bezahlt wurde, in den Versand, falls die Zahlung bereits mit Kreditkarten oder ähnlichen Zahlungssystemen erbracht wurde. Falls der Versand mit Rechnung erfolgt, wird das Eintreffen des Pakets beim Kunden vermerkt und sodann der Zahlungseingang überwacht.
Weitere Leistungen eines ERP-Systems für den Internethandel
Das System kann Sie blitzschnell mit Informationen über die wichtigsten Strukturen des Abverkaufs informieren. Z. B. welche Produkte gehen an welche Kunden in welchen Regionen?
Das ERP-System überwacht Ihren Lagerbestand und kann auf der Basis festgelegter Algorithmen berechnen, wann der Bestand aufgebraucht sein wird. Rechtzeitig vor diesem Zustand wird ein Bestellvorschlag durch das System erstellt und von Ihnen entschieden. Die Bestellung wird dann an den Lieferanten übergeben, die vereinbaren Zahlungen werden vom System angewiesen. Auch dieser gesamte Prozess kann ohne menschlichen Eingriff erfolgen.
Selbstverständlich verwaltet das System auch Ihr Personal. Sie können sich dann als Gründer ganz auf das Marketing, die Sicherstellung der Finanzierung und die Eroberung neuer Geschäftsfelder konzentrieren.